El papel de los flujos y los modelos en la comunicación organizacional
December 10th, 2007Por otra parte, otra perspectiva que atañe a este tema de las mejoras en el campo de la comunicación organizacional es la que se relaciona al tema de los flujos. Aunque, para hablar de este tema, lo primero que debemos hacer es mencionar el concepto de los modelos y la construcción de estos. En sí, podría decirse que son la representación abstracta de un sistema que intenta dar a la realidad una expresión matemática en vez de una verbal. Tiene como fin integrar los datos acerca del comportamiento del sistema de modo que proporcione información sobre las características de ese comportamiento. Es difícil construir modelos humanos y sociales ya que en cada individuo existen contradicciones internas y tienen diferentes comportamientos. Por este motivo, hay ciertas técnicas para facilitar la elaboración de estos modelos. Una de estas es la dinámica de los sistemas. Esta, utiliza un enfoque sistemático para integrar los diferentes departamentos funcionales de la organización y serán mas importantes que los mismos componentes separados. Se compone en cuatro elementos. El primero de ellos es la teoría de la realimentación de información. O sea, la realimentación positiva. Una decisión tiene como consecuencia una acción que afecta el entorno e influye en futuras decisiones. El siguiente son los procesos de toma de decisiones: Deriva de la teoría de realimentación, puede idear reglas formales. Luego tenemos al enfoque experimental del análisis sistemático. Aquí, el enfoque es experimental debido a que las técnicas matemáticas no se aún las adecuadas. Es menos complicado. Por último, está el uso de ordenadores: por su velocidad y capacidad. Cabe señalar que el uso del sentido común en lugar del modelo trae consecuencias negativas en la producción.
De otro lado, no debemos dejar de mencionar que hay otros aspectos que también benefician en gran medida a las organizaciones. Uno de estos es la investigación operativa, Esta, intenta construir modelos matemáticos para mejorar el bienestar de toda organización. Se puede usar en cualquier tipo de organización. Resuelve problemas de existencias (recursos); asignación (ordenación de recursos); colas; ordenación secuencial; conducción de los materiales (modo de conducir los productos). En sí, la estrecha dependencia de las matemáticas y de los modelos matemáticos se basa en la precisión, autonomía, estructura lógica y conveniencia del lenguaje matemático. No obstante, existen críticas hacia los modelos matemáticos debido a las limitaciones que pueden mostrar. Estos se basan en modelos mecánicos (outputs) y no en los orgánicos (inputs). El principal problema podría generarse en la inadecuada atención a los factores humanos (elemento mas importante de la vida organizacional) por ser difícil de modelar matemáticamente. Los problemas conductistas son diferentes a los problemas mecánicos. Los modelos matemáticos tienen éxito sólo dentro de los departamentos individuales de la empresa, pero fracasan al intentar resolver conflictos en conjunto.
Por otra parte, tenemos a los sistemas de información de gestión. En este caso, se emplean ordenadores electrónicos que proporcionen el flujo de información a través de la organización. Se confiaba que sustituiría los sistemas manuales por la rapidez y precisión; pero este plan fracasó, en parte, debido a la desconfianza entre directores de no compartir la información entre departamentos. Cabe acotar que la labor de estos ordenadores se ve obstaculizada por la estructura vertical de la organización.
Otra técnica que también se está empleando en pos de una mejora organizacional es la integración a través de la organización informal. Esta, surge espontáneamente. En sí, influye en el comportamiento humano, ya que los sistemas formales e informales no son separables. Asimismo, contribuye a la reducción de las causas de conflicto, frustración y fracaso. El trabajo es mucho más interesante. Opera sin reglas, sin director formal. Los métodos y las tareas las preparan entre ellos. Sirve para satisfacer necesidades sociales en lugar de las necesidades del flujo de trabajo.
Por último, encontramos a los enfoques integradores más formalizados. Estos, deben ser más complejos y cuidadosos a medida que la organización sea más diferenciada. En sí, lo que se busca aquí es la integración. El integrador tiene funciones duales, siendo la más importante, la que se relaciona a la resolución de conflictos. Por esta razón, este tema representa uno de los enfoques más prometedores para la mejora organizacional. En general, todas estas son maneras de mejorar el flujo de información, de materiales y recursos a través de la organización; pero no pueden considerarse aisladamente, sino en el contexto de las otras dos perspectivas: la formal y la humana.
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