Sistema de comunicación interna en las organizaciones

December 3rd, 2007

Este, esta formado por canales formales (estructura planificada establecida para la organización) e informales (emergen de la interacción social natural entre los miembros). Existen 3 formas de flujo de mensajes de comunicación formal. Comunicación descendente, alta dirección a los niveles inferiores, sistema de mensajes formal más básico pero tiene problemas como sobresaturación de mensajes, directivas contradictorias que generan confusión y ansiedad, es poco clara, falta de consideración de los superiores hacia los subordinados. Los mensajes deben ser claros informativos y sensatos. Comunicación ascendente, empleados de niveles inferiores hacia el personal más alto (directivo), tiene problemas como riesgo de contar a los jefes los problemas de la organización, no son suficientes los canales de comunicación formales. Los directores deben mostrar receptividad hacia los trabajadores. Comunicación horizontal, entre los miembros que se encuentran en el mismo nivel jerárquico, comunicación entre compañeros, tiene problemas como que la dirección no reconozca a la comunicación horizontal como forma útil y necesaria en de comunicación en las organizaciones. La dirección debe alentar la comunicación horizontal en situaciones complejas para la coordinación de tareas y las habilidades para la resolución de problemas son más necesarias. Se han utilizado varias estrategias para incrementar las oportunidades del flujo de mensajes. Las organizaciones matrices (diseñadas para incrementar las oportunidades de interacción entre los miembros de distintas partes de la organización para cumplir tareas específicas) Otras son el uso de reuniones grupales, análisis regular del desempeño, buzones de sugerencia, premios para los trabajadores.

Asimismo, debemos acotar que la vía clandestina y la comunicación informal, crece por la curiosidad de sus miembros, la atracción impersonal y la interacción social. El desarrollo de estos se debe a la necesidad de lo miembros de buscar información acerca de la organización y como esos cambios afectarán sus vidas. La información es poderosa en las organizaciones, y el que la posea y este dispuesto a intercambiarla puede ganar y ejercer poder dentro de la organización. Cuanta más información necesitan, más buscan desarrollar redes de comunicación informal. La información diseminada por medio de la vía clandestina viaja extremadamente rápido por la organización. Los canales de comunicación informal tienen menor posibilidad de distorsionar la información que los canales de comunicación formal. Ambos sistemas al desempeñar funciones importantes e interdependientes en la organización deben coordinarse en vez de ponerlos uno contra el otro.

Además, tenemos a la función directiva. Aquí, la comunicación interna de la organización es instrumental al cumplir las funciones directivas de la organización. a) Informar a los miembros de la organización sobre las metas, propósitos y directivas, así como identificar los intereses mutuos de los miembros, b) describir tareas de organización específicas que deben cumplir los miembros, c) desarrollar un buen clima de organización, d) imponer la adhesión de los miembros a las reglas, e) evaluar el desempeño laboral de los miembros, f) buscar retroalimentación de los miembros. Los directores pueden utilizar varias estrategias de comunicación para identificar, diagnosticar y rectificar problemas de la organización. La técnica más común que se utiliza para evaluar el desempeño de los miembros de la organización es la entrevista de evaluación, la cual es una comunicación interpersonal entre los directores y sus empelados. Los directores no solo necesitan información acerca del desempeño de los trabajadores individuales sino también del desempeño de la organización en general. La explosión de la información en las organizaciones modernas ha necesitado del desarrollo de estructuras y tecnologías especializadas para almacenar, procesar y recuperar información relevante en las organizaciones. Los sistemas de información directiva son herramientas en las organizaciones que se basan en computadoras.

Finalmente, encontramos a la estructura y la comunicación. Cabe señalar, que la estructura es la designación formal de las relaciones de poder prescritas por la jerarquía en la organización. Los atributos estructurales de las organizaciones incluyen el grado de formalización de las reglas y los procedimientos, el grado en que los líderes delegan autoridad a los miembros, el número de subordinados por los que responden los directores, el miembro al que responde cada miembro de la organización. La centralización es un atributo estructural de las organizaciones en las que una cantidad pequeña de líderes controlan el poder de toma de decisiones. La descentralización es cuando muchos líderes controlan pequeños grupos de seguidores que están esparcidos por toda la organización. Es ventajosa para las organizaciones complejas. Desventaja es dar a los directivos medios responsabilidades de toma de decisiones cuando en realidad no tiene el panorama general de organización. Las organizaciones diferenciadas, delega la dirección central la autoridad y el control a un numero de subunidades que en gran medida están gobernadas de forma autónoma. Las organizaciones integradas, la dirección central ejerce un fuerte control para coordinar de manera cercana las actividades de lo miembros y las unidades de la organización. Deben buscar un equilibrio entre diferenciación e integración, así como, entre burocracia (estructura) y adaptabilidad (flexibilidad y creatividad). Los modelos informales de comunicación en los que se comprometen los miembros de las organizaciones crean redes de comunicación. Una red es una agrupación de miembros que se comprometen a una interacción modelada. Las redes difieren en tamaño y estructura. Al analizar detenidamente las redes de una organización podemos mencionar que existen seis subdivisiones. Estas son: a) aislados (contacto mínimo con los demás), b) líderes de opinión (líderes informales), c) porteros (controlan flujo de información entre los miembros), d) cosmopolitas (conectan a la organización a su entorno), e) puentes (contactan a su grupo con otros) f) vínculos (conectan a dos grupos sin pertenecer a ninguno).

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